ファイルやペン、ホワイトボード、コピー用紙といった文具や照明などのオフィス向け消耗品は、項目が非常に多い上に個々の金額が小さいため、見過ごされがちです。気が付くとコストが増えていることは少なくありません。
消耗品費の削減に取り組むとき、使用量を抑制することで解決しようとしてしまったことはありませんか？
しかし、漠然と使用量を抑制すると、本来必要な消耗品の使用を制限してしまうことも多く、社員の業務に負担をかけてしまいます。その結果、コスト削減を継続できないといったケースが多くあります。そこで今回は、消耗品のコスト削減の方法についてご紹介してます。
消耗品のコスト削減インパクト
消耗品費の見直しは、経常利益の確保に向け、非常に価値あるアプローチです。例えば、以下の事例をご覧ください。
＜A社＞
【製造業】社員数100～300名
・1年間で消耗品費に充てる金額：500万円
・現行の割引率：5%
・ベンチマーク割引率：10%
⇒500万円 ×（5% – 10%）= -25万円
この場合、割引率が5%から10%に上がると、年間25万円の消耗品費削減が実現できることになります。
利用状況を把握するときに確認する２つのポイント
消耗品費の見直すときは、はじめに現在の利用状況を把握しましょう。具体的には２つ確認するべき項目があります。
①割引率の確認
法人向け事務用品会社では、主に2種類の割引が適用されます。
・支払総額に適用される割引
・品目ごとに適用される割引
それぞれに対して、割引の有無があります。また、割引が適用されている場合は、どの品目にどのくらい割引が適用されているのかを把握することが必要です。
部署ごとに消耗品を発注している場合には、部署ごとの割引率の把握が重要になります。同じ品目を異なった金額で仕入れている場合、発注を集約することでコスト削減の余地が顕在化することがあります。
②品目と数量の確認
例えば、
「部署ごとに違うボールペンを仕入れている」
「必要なのかわからない商品を仕入れている」
といったケースはありませんか？
消耗品は種類が非常に多いので、どのような品目を仕入れているのか、正確に把握することが必要です。また、品目が異なると仕入れ先も異なる場合があります。必要最低限の品目と数量を明確にした上で、サプライヤーに相見積もりが取れるようにしましょう。
サプライヤーとの割引率交渉
現状を整理した後は、取引しているサプライヤーとの割引率の交渉をしてみましょう。
ここでのポイントは２つあります。
・ボリュームディスカウントが聞く場合、コーポレート割引の獲得ができるかどうか
・社内の発注量が以前より増加している場合、割引率見直しができるかどうか
一般的に、発注数量が増えるごとに支払い単価は低下するので、発注が分散しており、自社価格が市場価格とも乖離していた場合、分散していた発注先を集約したうえで、市場価格の獲得に向けて価格交渉を行うことが、消耗品費の削減に有効な方法になります。
そのためにもまずは、現行の調達状況を確認し、適切な数量発注できているか、不要なものを購入していないか、などを把握することが重要になります。
次回は、おすすめの法人向け事務用品サプライヤー紹介などもご紹介していきます。